finaX auf make.com – ZUGFeRD E-Rechnung via No-Code
Um unser Produkt – die finaX E-Rechnungs-API noch einfacher zu Verfügung zu stellen haben wir eine Make (früher bekannt als Integromat) Integration geschaffen. Wir stellen vor wie die finaX API zur Automatisierung von Workflows bei der Erstellung von ZUGFeRD E-Rechnungen auf make.com verwendet werden kann.
Make – was ist das?
Make ist eine visuelle Automatisierungsplattform, welche es erlaubt bestehende Software wie Google Sheets, Dropbox, Hubspot uvm. anzubinden und zu einfachen bis sehr komplexen Workflows zusammenzuschalten. Die Plattform Make bezeichnet sich selbst als “no-code integration tool”. Die finaX Make App erlaubt es eine ZUGFeRD konforme E-Rechnung zu erstellen, welche dann im Anschluss weiterverwendet werden kann – z.B. zum Versand via E-Mail.
Make unterscheidet die Funktionalität von Apps in “Searches”, “Trigger” und “Actions”. Wir beschränken uns in diesem Artikel auf “Trigger” und “Actions”. Für einen detaillierten Einstieg empfehlen wir die Make Hilfe.
Actions sind Vorgänge, welche in der dazugehörigen App ausgeführt werden. Beispiele wären das Versenden einer E-Mail, das Generieren einer Rechnung oder Ablegen einer Datei. Mit über 2000 Apps lassen sich nahezu beliebige Abläufe automatisieren.
Trigger dienen zum Auslösen eines Workflows. Make bietet sehr viele Möglichkeiten Workflows auszulösen – vom Eingang einer E-Mail, über das Hinzufügen einer Zeile einer Tabelle hin zum Anlegen eines neuen Datensatzes in einem CRM. Trigger beinhaltet teilweise Daten, welche in nachfolgenden Aktionen verwendet werden können.
Das Zusammenschalten von “Trigger” und “Actions” nennt sich Workflow. Es ist möglich beliebige Apps in einem Workflow zu kombinieren und dadurch komplexe Abläufe zu automatisieren. Die finaX App zum Erzeugen für Make befindet sich hier.
finaX auf Make – ein Beispiel Workflow
Für eine gute Veranschaulichung unserer App konstruieren wir folgendes Beispiel:
- Wir nutzen eine Tabelle (Google Sheets) um eingehende Aufträge zu erfassen.
- Die Tabelle beinhaltet ein paar Kundendaten (Name, Anschrift…) sowie Felder für “Rechnung erstellen” und “Rechnung versendet”.
- Sobald ein das Feld “Rechnung erstellen” mit einem Häkchen markiert ist und das Feld “Rechnung versendet” kein Häkchen hat, kann der Workflow starten.
- Die Kunden erstellen unterschiedliche Mengen unseres Produktes, Anzahl und Preis müssen dynamisch auf der Rechnung eingetragen werden.
- Die Rechnung wird per E-Mail versendet.
- Wenn alles geklappt hat bekommt das Feld “Rechnung versendet” ein Häkchen.
Aufbau des Google Sheets
Hier ein Ausschnitt, wie unsere Tabelle final aussieht – es gibt ein paar Kundendaten, sowie unsere Checkboxen. Die Nummer links wird als Rechnungsnummer verwendet.
Überwachung eines Google Sheets auf Make
Dieses Sheet muss nun überwacht werden. Dazu legen wir ein “Google Sheets” vom Typ “Search Rows” Modul an. Es erlaubt uns die Zeilen des Sheets zu durchsuchen und auf Zeilen zu filtern, welche die Spalte “Rechnung” angekreuzt haben, “versendet” aber nicht.
Sobald so eine Zeile gefunden wird, kann diese an unsere finaX Make App übergeben werden.
Make finaX Modul – Erstellung einer ZUGFeRD E-Rechnung
Für die Erstellung der E-Rechnung via Make füllen wir nun die Felder des finaX Modul aus. Für alle statischen Felder (z.B. unserer Verkäuferdaten) hinterlegen wir einfach den Text. Dynamische Felder – so wie Preise und Steuern berechnen wir mit Hilfe der von Make bereitgestellten Funktionen (siehe Screenshot):
Natürlich füllen wir auch die Daten des Käufers basierend auf den gefundenen Daten in Google Sheets aus:
Abschluss des finaX Make Workflows
Zum Schluss nutzen wir das “Email Modul” sowie “Update a Row” und eine E-Mail mit dem generierten PDF zu versenden.
Das PDF können wir einfach mittels der vom finaX bereitgestellten “Data” Variable als Anhang an die E-Mail setzen:
Mit der Aktivierung des Workflow wird nun regelmäßig die Tabelle auf neue Einträge überprüft.
Sobald sich Einträge mit den entsprechenden Markierungen finden, wird eine ZUGFeRD PDF erzeugt, per E-Mail versandt und unser Google Sheet aktualisiert.
Unser Fazit
Mit diesem einfachen Beispiel lässt sich eindrucksvoll zeigen, wie E-Rechnungen – in diesem Falle ZUGFeRD, sogar via No-Code, erzeugen lassen. Es bleibt zu sagen, dass Anwendungsfälle in der Realität oftmals mit deutlich mehr dynamischen Daten arbeiten, ggf. unterschiedliche Steuersätze auf Produkte angewandt werden und u.U. bestimmte Datensätze nicht verfügbar sind. Hierfür braucht es etwas mehr Einarbeitung in das finaX E-Rechnung Make Modul.
Für kleine Anwender, welche mit wenig dynamischen Daten arbeiten empfehlen wir die Verwendung von Make. Braucht es eine starke Integration mit einem ERP oder Drittsystem empfehlen wir eine direkte Anbindung der finaX API. Ein kostenloser Testschlüssel (keine Kreditkarte notwendig) ist hier erhältlich.