Gutschriften und Korrekturen von E-Rechnungen

Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung in Deutschland stellt sich für Unternehmen nicht nur die Frage nach der richtigen Abbildung von Standard-Rechnungen, sondern auch nach Sonderfällen – insbesondere Gutschriften oder Korrekturen von Rechnungen. In diesem Artikel zeigen wir, wie Gutschriften im Rahmen der E-Rechnung behandelt werden, welche Besonderheiten es gibt und worauf Unternehmen achten sollten.

Was ist eine Gutschrift?

Eine Gutschrift ist rechtlich gesehen eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, die lediglich durch den Leistungsempfänger (nicht vom Leistenden) erstellt wird. Dies kommt beispielsweise bei Provisionsgeschäften vor.

Im Allgemeinen Sprachgebrauch können aber auch Rechnungskorrekturen oder Stornorechnungen als Gutschrift behandelt werden, sofern es sich kaufmännisch gesehen immer noch um eine Gutschrift handelt.

Gutschriften im E-Rechnungsformat

Die in Deutschland erlaubten Standards für elektronische Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD, bilden Gutschriften als eigene Rechnungsart ab. Dafür das Feld invoice_type_code genutzt.

• Für normale Rechnungen wird meist der Code 380 („Commercial invoice“) verwendet.
• Für Gutschriften kommt der Code 381 („Credit note“) zum Einsatz.

Damit ist die Gutschrift technisch eindeutig von einer klassischen Rechnung unterscheidbar. Ein Bezug auf eine vorhergehende Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht, ist nicht notwendig.

Korrigierte elektronische Rechnung

Wenn eine Rechnung falsch gestellt und nun korrigiert werden soll, gibt es auch die Möglichkeit die Korrektur durch den invoice_type_code 384 (Corrected Invoice) abzubilden. Dabei muss beachtet werden, dass hier ein Bezug auf die original vorhergehende Rechnung (oder Gutschrift) hergestellt werden muss. Dazu müssen die Felder zur preceding_invoice_reference ausgefüllt werden.

Fazit

Mit der E-Rechnung sind auch Gutschriften und korrigierte Rechnungen eindeutig digital abbildbar. Entscheidend ist, dass Unternehmen zwischen echten Gutschriften und Rechnungskorrekturen korrekt unterscheiden und die richtige Rechnungsart wählen. Wer sein ERP-System korrekt konfiguriert und die rechtlichen Grundlagen beachtet, kann Gutschriften problemlos in den E-Rechnungsprozess integrieren.