UBL oder CII: Welches XRechnung Format ist das Richtige?

Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung und Wirtschaft wird die elektronische Rechnungsstellung zunehmend wichtiger. In Deutschland ist seit November 2020 die XRechnung für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbindlich, aber 2025 folgt auch die stufenweise Einführung der elektronischen Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Rechnungen müssen gemäß der europäischen Norm EN 16931 erstellt werden. Doch welches XRechnung Format sollte man verwenden? Die zwei Hauptformate, die zur Verfügung stehen, sind UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). In diesem Blogartikel werden die Vor- und Nachteile beider Formate beleuchtet, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen.

UBL (Universal Business Language)

UBL ist ein international standardisiertes XML-basiertes Format für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch. Es bietet eine Reihe von Vorteilen:

1. Erweiterbarkeit: UBL ist sehr flexibel und kann leicht erweitert werden. So können spezielle Anforderungen eines Unternehmens erfüllt werden. Dies macht es besonders attraktiv für Unternehmen, die spezielle Anpassungen benötigen.
2. Weite Verbreitung: UBL wird weltweit von vielen Unternehmen und Organisationen verwendet, was die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen erleichtert.
3. Einfache Integration: Aufgrund seiner Struktur und seiner weiten Verbreitung gibt es viele Softwarelösungen, die UBL unterstützen. Dies erleichtert die Implementierung und Integration in bestehende Systeme.

CII (Cross Industry Invoice)

CII ist ein weiteres XML-basiertes Format, das von der UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) entwickelt wurde. Auch dieses Format bringt spezifische Vorteile mit sich:

1. Kompatibilität mit ZUGFeRD: CII ist das Basisformat für ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Darstellung als auch maschinenlesbare XML-Daten enthält. ZUGFeRD wird in Deutschland häufig verwendet und ist besonders nützlich für Unternehmen, die Rechnungen sowohl elektronisch als auch in Papierform versenden müssen.
2. Standardisierung: CII ist stark standardisiert, was die Interoperabilität und Akzeptanz bei verschiedenen Partnern erleichtert.
3. Sicherheit und Zuverlässigkeit: Aufgrund seiner standardisierten Natur bietet CII eine hohe Sicherheit und Zuverlässigkeit bei der Übertragung und Verarbeitung von Rechnungen.

ZUGFeRD und XRechnung

Es ist wichtig zu beachten, dass das ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung genutzt werden muss, um den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland zu entsprechen. Dies bedeutet, dass ZUGFeRD zwar eine praktische und weit verbreitete Lösung darstellt, jedoch immer in Übereinstimmung mit den Spezifikationen der XRechnung verwendet werden muss.

Fazit zum XRechnung Format

Am Ende des Tages ist es im Grunde genommen egal, welches Format – UBL oder CII – man für die XRechnung verwendet. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und bieten ihre eigenen spezifischen Vorteile. UBL ist erweiterbar und flexibel, was es besonders für Unternehmen mit speziellen Anforderungen attraktiv macht. CII hingegen bietet durch die Integration mit ZUGFeRD eine praktische Lösung für Unternehmen, die hybride Rechnungen versenden möchten.

Die Wahl des Formats hängt letztendlich von den individuellen Bedürfnissen und Präferenzen Ihres Unternehmens ab. Beide Formate sind zuverlässige und bewährte Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland.