Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD: Wie unterscheiden sich die beiden Formate für E-Rechnungen?

In einer Welt, in der die Digitalisierung immer stärkeren Einzug in den Geschäftsalltag hält, sind elektronische Rechnungen ein wichtiger Bestandteil der modernen Buchhaltung. In Deutschland werden ab 2025 die Formate XRechnung und ZUGFeRD verpflichtend im B2B Bereich. Doch was sind die Unterschiede zwischen den beiden und welches Format sollten Firmen zukünftig nutzen? In diesem Blogartikel werfen wir einen genaueren Blick auf XRechnung und ZUGFeRD und erklären wie die beiden Formate zusammenhängen.

XRechnung: Standardisierte Struktur und XML-Format

XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, dessen Standard vom KoSIT betrieben wird. Es ist Teil der Initiative zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland und zielt darauf ab, die Struktur und den Austausch elektronischer Rechnungen zu standardisieren.

XRechnung basiert auf dem XML-Format und verwendet eine klare, hierarchische Struktur, um Rechnungsdaten zu speichern. Dies erleichtert die maschinelle Verarbeitung und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen. XRechnung-Rechnungen können direkt in die Buchhaltungssoftware des Empfängers importiert und verarbeitet werden.

Ein großer Vorteil von XRechnung ist die einfache Validierung und Prüfung der Rechnungen, da sie in einem einheitlichen Format vorliegen. Dies kann dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz in der Buchhaltung zu steigern.

Mehr zum Standard können Sie in unserem Artikel “XRechnung und ihre Extension” nachlesen.

ZUGFeRD: Kombination von PDF und XML

ZUGFeRD ist ein weiteres Rechnungsformat, das in Deutschland weit verbreitet ist. Im Gegensatz zu XRechnung handelt es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Format, das die Vorteile von PDF und XML kombiniert.

ZUGFeRD-Rechnungen enthalten sowohl eine für den Menschen leicht verständliche PDF-Darstellung als auch strukturierte XML-Daten (z.B. nach dem XRechnung-Standard). Dies ermöglicht eine einfache menschenlesbare Anzeige der Rechnung und gleichzeitig die maschinelle Verarbeitung der enthaltenen Informationen. ZUGFeRD-Rechnungen können von vielen Standard-PDF-Readern geöffnet werden, was sie für die meisten Empfänger zugänglich macht.

Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD ist die Flexibilität in Bezug auf die Kompatibilität mit verschiedenen Software- und Systemumgebungen. Da die PDF-Darstellung enthalten ist, können Unternehmen, die nicht über spezialisierte Rechnungsverarbeitungssoftware verfügen, ZUGFeRD-Rechnungen dennoch leicht öffnen und manuell überprüfen.

Vergleich der Formate

Beide Formate, XRechnung und ZUGFeRD, haben ihre Vor- und Nachteile, und die Wahl zwischen ihnen hängt von den individuellen Anforderungen und Präferenzen eines Unternehmens ab. Hier sind einige Schlüsselfaktoren, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollten:

• Komplexität der Rechnungen: Wenn Ihre Rechnungen eher einfach strukturiert sind, könnte ZUGFeRD aufgrund seiner visuell ansprechenden PDF-Darstellung und der einfachen Lesbarkeit für Sie ausreichen. Wenn Ihre Rechnungen jedoch viele strukturierte Daten enthalten, könnte XRechnung die bessere Wahl sein.
• Software- und Systemumgebung: Überlegen Sie, welche Software und Systeme in Ihrem Unternehmen bereits im Einsatz sind. Ein Format, das gut in Ihre bestehende Umgebung passt, kann die Implementierung erheblich vereinfachen.
• Empfängeranforderungen: Berücksichtigen Sie die Anforderungen Ihrer Geschäftspartner und Kunden. Einige könnten die Verwendung eines bestimmten Formats bevorzugen oder verlangen.
• Branchenstandards und gesetzliche Anforderungen: Prüfen Sie, ob es in Ihrer Branche oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften spezielle Empfehlungen oder Anforderungen gibt, die die Wahl eines Formats beeinflussen. Beachten Sie auch die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B Bereich ab 2025.

Insgesamt bieten sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD effiziente Möglichkeiten für den elektronischen Rechnungsaustausch. Die Wahl zwischen den beiden hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Es ist auch möglich, dass Ihr Unternehmen beide Formate verwendet, um eine größere Flexibilität in der Rechnungsstellung zu gewährleisten. Die Digitalisierung der Buchhaltung schreitet weiter voran, und die Wahl des richtigen Formats kann dazu beitragen, die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Buchhaltungsprozesse zu steigern.