Archivierung von E-Rechnungen
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen nicht nur zu empfangen und zu verarbeiten, sondern auch revisionssicher zu archivieren. Daher möchten wir in diesem Blogbeitrag die gesetzlichen Anforderungen und praktische Hinweise zur Umsetzung. erläutern.
Gesetzliche Grundlagen
In Deutschland gelten für die Archivierung elektronischer Rechnungen insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sowie das Umsatzsteuer-Gesetz (UStG) in Bezug auf die Länge der Aufbewahrung.
Revisionssichere Archivierung: Anforderungen
Eine revisionssichere Archivierung bedeutet, dass elektronische Rechnungen so gespeichert werden, dass sie:
- Unveränderbar sind: Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder dokumentiert sein.
- Vollständig erfasst werden: Alle relevanten Daten und Metadaten müssen gespeichert sein.
- Sicher aufbewahrt werden: Schutz vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff.
- Nachvollziehbar sind: Der Archivierungsprozess muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Zugänglich bleiben: Berechtigte Personen müssen jederzeit Zugriff auf die archivierten Rechnungen haben.
Diese Anforderungen gelten unabhängig vom verwendeten Format.
Praktische Umsetzung der Archivierung von E-Rechnungen
Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
- Geeignete Archivierungslösungen einsetzen: Verwendung von Software, die GoBD-konforme Archivierung unterstützt.
- Verfahrensdokumentation erstellen: Dokumentation der Prozesse zur Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen.
- Zugriffsrechte definieren: Festlegung, wer Zugriff auf die archivierten Rechnungen hat.
- Datensicherung durchführen: Regelmäßige Backups der archivierten Daten erstellen.
- Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisierung für die Bedeutung der revisionssicheren Archivierung und Schulung im Umgang mit den Systemen.
Datensicherung: Backups als Pflichtbestandteil der Archivierung
Unternehmen müssen wie bereits beschrieben sicherstellen, dass archivierte Rechnungen nicht nur gegen Manipulation, sondern auch gegen Datenverlust geschützt sind – etwa durch Hardwaredefekte, Cyberangriffe oder versehentliche Löschungen. Eine wirksame Backup-Strategie umfasst daher regelmäßige, automatisierte Sicherungen aller Archivdaten an mindestens einem physisch getrennten Ort. Idealerweise werden mehrere Versionen gespeichert, sodass auch ältere Datenstände bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Wichtig ist außerdem, die Integrität der Backups regelmäßig zu prüfen und Wiederherstellungsprozesse (Restore-Tests) durchzuführen, um im Ernstfall schnell handlungsfähig zu bleiben. So wird nicht nur die gesetzliche Aufbewahrungspflicht erfüllt, sondern auch das Risiko teurer Datenverluste erheblich reduziert.
Fazit
Letztendlich ist die revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen eine gesetzliche Pflicht und essenziell für die Compliance von Unternehmen. Durch die Implementierung geeigneter Systeme und Prozesse können Unternehmen nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Effizienz steigern und Risiken minimieren.