XRechnung-Pflicht in Deutschland – Ein Überblick über die Einführung elektronischer Rechnungen im B2B Bereich
Die digitale Transformation hat längst Einzug in die Geschäftswelt gehalten und verändert die Art und Weise, wie Unternehmen miteinander interagieren. Während mit dem XRechnung Standard die elektronische Rechnung bereits in der öffentlichen Verwaltung flächendeckend eingeführt wurde, um Geschäftsprozesse effizienter und kosteneffektiver zu gestalten, spielen elektronische Rechnungen auch im B2B-Bereich eine entscheidende Rolle. In diesem Zusammenhang hat das Wachstumschancengesetz im Juli 2023 für erhebliche Aufmerksamkeit gesorgt, da es die Einführung einer Pflicht zur Nutzung des Standards XRechnung im B2B Bereich vorsieht. Dieser Schritt markiert einen bedeutenden Meilenstein auf dem Weg zur Vereinheitlichung und Automatisierung von Rechnungsprozessen zwischen Unternehmen. In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche Deadlines Sie beachten müssen und wann auch Ihr Unternehmen XRechnungen verpflichtend empfangen bzw. senden muss.
Was bedeutet “elektronische Rechnung”?
Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist eine digitale Form der Rechnung, bei der Rechnungsinformationen elektronisch übertragen, automatisiert empfangen und nahtlos weiterverarbeitet werden. Dies ermöglicht eine vollständig digitale Abwicklung des gesamten Rechnungsprozesses, beginnend mit der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder bilddateibasierten Formaten wie PDF, werden die Inhalte einer E-Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt. Diese Struktur gewährleistet, dass Rechnungen, die in diesem Format vom Rechnungssteller erstellt werden, ohne Medienbrüche elektronisch übermittelt, empfangen und automatisiert weiterverarbeitet werden können.
Warum kommt die E-Rechnungs-Pflicht?
Neben einer effizienteren Verarbeitung von Rechnungen und der Förderung der Digitalisierung von Unternehmen ist die Einführung der elektronischen Rechnung auch ein Schritt auf dem Weg zu einem automatischen Meldesystem. Dieses soll nach EU-Planung 2028 eingeführt werden und zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug dienen. Dazu sollen steuerrelevante Daten aus der E-Rechnung direkt an die Finanzbehörden weitergegeben werden.
Zeitplanung für die nächsten Jahre
Das Wachstumschancengesetz sieht eine Einführung von elektronischen Rechnungen grundsätzlich ab dem 01.01.2025 vor. Bis 2028 gelten unter Umständen jedoch noch einige Übergangsregelungen, um den Unternehmen genug Zeit zur Einführung des Standards zu geben.
Ab 01. Januar 2025
- in 2025 ausgeführte B2B-Umsätze, deren Rechnung ebenfalls im Jahr 2025 gestellt wird, dürfen noch als Papierrechnungen versendet werden
- elektronische Rechnungen in anderen Formaten sind weiterhin zulässig (erfordert Zustimmung des Rechnungsempfängers)
Ab 01. Januar 2027
- elektronische Rechnungen in anderen Formaten sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers für alle Unternehmen weiterhin zulässig
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000€:
- in 2026 ausgeführte B2B-Umsätze dürfen noch immer als Papierrechnungen versendet werden
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000€:
Ab 01. Januar 2028
- elektronische Rechnungen in anderen Formaten sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers für alle Unternehmen weiterhin zulässig, müssen jedoch mittel elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden
- elektronische Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ansonsten verpflichtend
Rechnungen, die von der Pflicht ausgenommen sind
- Rechnungen an Unternehmen anderer EU-Mitgliedsstaaten
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C)
- Rechnungen unter 250€
- Rechnungen für Fahrausweise
Dank der Übergangsregelungen haben also insbesondere kleinere Unternehmen noch genügend Zeit sich auf die Umstellung zur XRechnung vorzubereiten. Mit der finaX XRechnung API können Sie schon heute elektronische Rechnungen erstellen. Sie lässt sich problemlos als Webservice oder self-hosting Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft eingliedern, sodass Sie bestens für die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht vorbereitet sind.