Erfüllt ZUGFeRD die E-Rechnungspflicht?

In einer zunehmend digitalisierten Welt gewinnt die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, immer mehr an Bedeutung. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde der Begriff E-Rechnung in Deutschland neu definiert und Unternehmen sowie die öffentliche Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu optimieren und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Doch erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen an die E-Rechnung? Und wie unterscheidet sich dieses Format von XRechnung? In diesem Artikel klären wir diese Fragen und beleuchten die Unterschiede zwischen den beiden Formaten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach EU-Norm ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt wird. Sie wird elektronisch übermittelt und empfangen, wodurch eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht wird. Als reines semantisches Datenformat konzipiert, ermöglicht die E-Rechnung die nahtlose Integration der Rechnungsdaten in die verarbeitenden Systeme. Die E-Rechnung basiert auf einem strukturierten XML-Format, das hauptsächlich der maschinellen Lesbarkeit dient.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl ein maschinenlesbares XML-Datenformat als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument in einer Datei kombiniert. Diese Kombination erleichtert die manuelle Prüfung der Rechnung und gleichzeitig die automatische Verarbeitung durch Systeme.

ZUGFeRD wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, aber auch mit öffentlichen Verwaltungen zu erleichtern. Es unterstützt verschiedene Profile, die von der einfachen Rechnung bis zur erweiterten Rechnung reichen und unterschiedliche Informationsanforderungen abdecken.

Was ist XRechnung?

XRechnung hingegen ist ein reines XML-basiertes Format und folgt strikt den EU-Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung. Im Gegensatz zu ZUGFeRD enthält XRechnung kein PDF-Dokument. Dieses Format stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen für die elektronische Verarbeitung enthalten sind.

XRechnung ist in Deutschland seit dem 27. November 2020 für alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtend. Dies bedeutet, dass Lieferanten, die Rechnungen an öffentliche Stellen senden, diese im XRechnung-Format übermitteln müssen. Auch im B2B-Bereich wird XRechnung ab 2025 verpflichtend eingeführt.

Erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen an die E-Rechnung?

Ja, ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen an die E-Rechnung, insbesondere wenn es im entsprechenden Profil (XRechnung) verwendet wird. Es bietet eine flexible Lösung für Unternehmen, die sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Rechnungen austauschen möchten. Durch die Kombination von PDF und XML ermöglicht ZUGFeRD sowohl die manuelle Prüfung als auch die automatische Verarbeitung.

Fazit

ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen an die E-Rechnung und bietet eine nützliche und flexible Option für Unternehmen. Es ermöglicht sowohl die maschinelle Verarbeitung als auch die menschliche Lesbarkeit durch die Kombination von XML und PDF.

Die E-Rechnung als solche wird in Zukunft immer wichtiger, um effiziente und medienbruchfreie Prozesse zu gewährleisten. Unternehmen sollten daher prüfen, welches Format ihren Anforderungen am besten entspricht und sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die Wahl des richtigen Formats kann dabei helfen, den Rechnungsprozess zu optimieren und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und öffentlichen Stellen zu erleichtern.