Leitweg-ID in der Praxis: Wer braucht sie wirklich?

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Die Einführung der XRechnung führt momentan bei vielen Firmen zu Kopfzerbrechen. Ein zentrales Element, von dem man immer wieder hört, ist die sogenannte Leitweg-ID. In diesem Artikel erklären wir, was diese ID ist, wer sie benötigt und wie sie funktioniert.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die beispielsweise zur Adressierung von elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verwendet wird. Sie ermöglicht auch die präzise Zustellung und Weiterleitung von XRechnungen über das sogenannte Peppol-Netzwerk.

Wer braucht eine Leitweg-ID?

Wir wurden in letzter Zeit häufig gefragt: Braucht jeder eine solch eine ID? Die Antwort lautet: Nein. Als Rechnungssteller benötigen Sie selbst gar keine. Lediglich wenn Sie selber Rechnungen über das Peppol-Netzwerk empfangen wollen, ist eine eigene ID erforderlich.

Zum Versenden von Rechnungen über das Peppol-Netzwerk oder an die zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE oder OZG-RE) müssen Sie jedoch die ID des Rechnungsempfängers kennen.

Wie erhält man diese ID?

Als Rechnungssteller erhalten Sie die Leitweg-ID in der Regel von Ihrem (öffentlichen) Auftraggeber. Sie wird Ihnen meist bei der Auftragsvergabe oder Bestellung mitgeteilt. Sollten Sie die ID nicht erhalten haben, fragen Sie direkt bei Ihrem Auftraggeber nach.

Wenn Sie selber Rechnungen über das Peppol-Netzwerk empfangen wollen, müssen Sie Rechnungsstellern Ihre sogenannte „Participant-ID“ mitteilen, die Sie von ihrem Peppol Access Point Provider erhalten.

Struktureller Aufbau

Es gibt drei Hauptkomponenten:

  1. Grobadressierung (2-12 Ziffern)
  2. Feinadressierung (optional, bis zu 30 alphanumerische Zeichen)
  3. Prüfziffer (2 Ziffern)

Diese Komponenten werden durch Bindestriche getrennt. Die gesamte ID kann zwischen 5 und 46 Zeichen lang sein.

Verwendung in der XRechnung

Bei der Erstellung einer XRechnung muss die Leitweg-ID im Feld „Buyer Reference“ (BT-10) angegeben werden. Dies ist eine Pflichtangabe für jede XRechnung, die an einen öffentlichen Auftraggeber gesendet wird.

Bedeutung für Peppol

Interessanterweise wird die Leitweg-ID auch im Peppol-Netzwerk verwendet. Viele deutsche Behörden nutzen Peppol für den Empfang von XRechnungen, aber auch Unternehmen können das Netzwerk nutzen, um elektronische Rechnungen zu senden und empfangen. In diesem Kontext dient die Leitweg-ID sowohl als Empfängeradresse als auch als Peppol-Teilnehmer-ID. Wichtig hierbei: Die Nutzung des Peppol-Netzwerks ist im B2B-Kontext bisher nicht verpflichtend vorgesehen. Sie können XRechnungen also auch beispielsweise auch per Mail versenden. Mehr Informationen über den Versand von elektronischen Rechnungen finden Sie in diesem Blogartikel.

Fazit

Die Leitweg-ID spielt insbesondere im B2B-Kontext vermutlich zunächst eine untergeordnete Rolle. Sollte jedoch das Peppol-Netzwerk in diesem Kontext, genau wie im öffentlichen Sektor, mehr an Bedeutung gewinnen oder gar verpflichtend werden, würde die ID ein zentraler Bestandteil der Rechnungsverarbeitung werden.