Effizienter Austausch elektronischer Rechnungen: Das Peppol-Netzwerk im Überblick

In Deutschland hat sich die XRechnung als Standard in der öffentlichen Verwaltung etabliert, um das Finanzwesen strukturierter und interoperabler zu gestalten. Ab 2025 folgt nun auch die XRechnung Pflicht im B2B Bereich. Ein Schlüsselelement in diesem Prozess ist Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine), das die Vernetzung und den Austausch von elektronischen Dokumenten erleichtert.

XRechnung: Einheitliche Standards für elektronische Rechnungen

Die XRechnung ist ein Format für strukturierte elektronische Rechnungen in Deutschland und wurde im Zuge der EU-Richtlinie 2014/55/EU eingeführt. Diese Richtlinie sieht vor, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen. Die XRechnung soll einen einheitlichen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltungen sicherstellen. Mit unserem benutzerfreundlichen XRechnung Validator können Sie stets prüfen, ob Ihre erzeugten XRechnungen dem Standard entsprechen. Durch die Standardisierung wird die Verarbeitung von Rechnungen erleichtert, was zu Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führt.

Peppol: Das Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente

Peppol fungiert als Transportebene beim elektronischen Dokumentenaustausch und spielt somit eine zentrale Rolle im Kontext der XRechnung. Es handelt sich dabei um ein Netzwerk, das es Unternehmen ermöglicht, sicher und standardisiert elektronische Dokumente, einschließlich Rechnungen, mit öffentlichen Verwaltungen und anderen Geschäftspartnern auszutauschen. Peppol basiert auf offenen Standards und fördert die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Ländern.

Die Vorteile von Peppol im Kontext von XRechnung

1. Interoperabilität: Peppol sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Rechnungen unabhängig von der genutzten Software oder Plattform sicher austauschen können. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen erheblich.
2. Sicherheit und Datenschutz: Das Peppol-Netzwerk verwendet moderne Sicherheitsstandards, um die Vertraulichkeit und Integrität der übertragenen Daten zu gewährleisten. Dies ist besonders wichtig, wenn es um finanzielle Transaktionen und vertrauliche Geschäftsinformationen geht.
3. Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz des Netzwerks im XRechnung-Kontext wird der gesamte Prozess der Rechnungsstellung und -verarbeitung beschleunigt. Rechnungen können durch Peppol direkt von der ERP Software aus gesendet und empfangen werden. Dies führt zu einer Reduzierung von manuellen Aufgaben, Fehlerminimierung und letztendlich zu Zeit- und Kosteneinsparungen.

Die Komponenten im Peppol Netzwerk

Das Peppol Netzwerk besteht aus verschiedenen Komponenten, die nahtlos miteinander interagieren, um einen effizienten und sicheren Austausch elektronischer Dokumente zu gewährleisten.

1. Peppol Identifikator: Jeder Teilnehmer im Netzwerk erhält einen eindeutigen Identifikator, der als PEPPOL Participant Identifier (PPID) bekannt ist. Dieser Identifikator dient dazu, die Herkunft der Dokumente zu verifizieren und sicherzustellen, dass sie von autorisierten Quellen stammen.
2. Peppol Access Points: Diese fungieren als Gateways zum Netzwerk. Unternehmen verwenden Access Points, um ihre elektronischen Dokumente zu senden und zu empfangen. Die Access Points gewährleisten die Konformität mit den Peppol-Standards und ermöglichen die reibungslose Integration in die bestehenden Systeme der Teilnehmer.
3. Peppol Directory Service (PDS): Der Directory Service ist eine zentrale Komponente im Netzwerk. Er dient dazu, die Identifikatoren der Teilnehmer zu verwalten und sicherzustellen, dass die Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteuren korrekt erfolgt. Der PDS spielt eine entscheidende Rolle bei der Überprüfung und Validierung von Peppol Identifikatoren.
4. Peppol Transport Infrastructure (PTI): Die Transportinfrastruktur sorgt für die sichere Übertragung der Dokumente zwischen den Access Points. Hierbei kommen verschiedene Protokolle und Sicherheitsmechanismen zum Einsatz, um die Integrität und Vertraulichkeit der übertragenen Daten zu gewährleisten.

Das 4-Corner-Modell

Eine entscheidende Struktur im Peppol Netzwerk ist das 4-Corner-Modell, das eine effiziente und klare Kommunikationsarchitektur ermöglicht. In diesem Modell sind vier Hauptakteure beteiligt:

1. Sender’s Access Point: Hier beginnt der Prozess. Der Sender nutzt seinen Access Point, um die elektronische Rechnung oder andere Dokumente sicher ins Peppol Netzwerk zu senden.
2. Sender’s Service Metadata Publisher (SMP): Der SMP ist verantwortlich für die Veröffentlichung der Metadaten des Senders im Peppol Directory Service (PDS). Diese Metadaten enthalten wichtige Informationen, wie beispielsweise die Adresse des Senders und die unterstützten Dokumententypen.
3. Empfänger’s Service Metadata Publisher (SMP): Auf der Empfängerseite wird ebenfalls ein SMP genutzt, um die Metadaten des Empfängers im Peppol Directory Service zu veröffentlichen. Diese Metadaten geben Auskunft über die Adresse des Empfängers und die unterstützten Dokumententypen.
4. Empfänger’s Access Point: Der Empfänger greift auf seinen Access Point zu, um die eingehenden Dokumente aus dem Netzwerk zu empfangen und zu verarbeiten.

Der Rechnungsempfänger muss sich im SMP-Server (Service Metadata Publisher) registrieren, wobei die Registrierung den SML-Server (Service Metadata Locator) kontaktiert. Diesen Server gibt es im gesamten Netzwerk nur einmal und wird von der Peppolorganisation betrieben. Er erstellt aus bestimmten Daten einen DNS-Eintrag für den registrierten Participant. Die Adresse dieses DNS-Eintrags zeigt auf den SMP-Server, bei dem der Rechnungsempfänger registriert wurde.

Für den Versand einer Rechnung über Peppol benötigt der Sender (1) Zugriff auf einen Access Point. Beim Versand der Rechnung gibt der Sender die Participant-ID des Empfängers an. Der Access Point des Senders (2) erstellt anhand dieser ID den korrekten DNS-Namen des Rechnungsempfängers und erreicht so den zugehörigen SMP-Server. Dieser SMP-Server enthält alle am Access Point 3 angeschlossenen Empfänger. Dort sind die eindeutigen Participant-IDs und spezifischen Einstellungen für den Dokumentenaustausch hinterlegt. Der SMP-Server prüft, welcher Access Point (3) erreicht werden soll, und führt eine Kompatibilitätsprüfung durch. Nach Freigabe und Rückmeldung weiterer spezifischer Daten erreicht Access Point 2 schließlich den genauen Access Point des Empfängers (3), der die Rechnung dem Empfänger (4) zur Verfügung stellt.

Fazit

Die Kombination von Peppol und XRechnung ermöglicht eine effiziente und standardisierte Abwicklung elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen. Durch die Schaffung von klaren und einheitlichen Standards wird nicht nur die Bürokratie reduziert, sondern auch die Geschäftsprozesse insgesamt optimiert. Peppol spielt dabei eine Schlüsselrolle als Brücke, die verschiedene Akteure in der Geschäftswelt miteinander verbindet und den Weg für eine reibungslose elektronische Kommunikation ebnen.