XRechnung vs. Papierrechnung – Wie viel sparen Sie durch das neue Format wirklich?

Die Art und Weise, wie Rechnungen in Unternehmen verwaltet werden, hat sich im Laufe der Zeit erheblich gewandelt. Während Papierrechnungen lange Zeit die Norm waren, eröffnen elektronische Rechnungen, insbesondere der XRechnung Standard, neue Horizonte in Bezug auf Effizienz und Kostenersparnis. Die Umstellung auf dieses Format verspricht nicht nur eine schnellere und effizientere Abwicklung von Rechnungen, sondern auch beträchtliche finanzielle Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Papierrechnungen.

Die Kosten von Papierrechnungen

Papierrechnungen bringen eine Vielzahl von Kosten mit sich. Angefangen bei den Druck- und Versandkosten bis hin zu den manuellen Prozessen der Verarbeitung in den Buchhaltungssystemen der Empfänger everursachen sie erhebliche finanzielle Aufwendungen. Zusätzlich belastet der Papierverbrauch die Umwelt und erfordert Lagerung und physische Verwaltung, was zu weiteren Kosten führt.

Hier eine geschätzte Übersicht der Kosten von Papierrechnungen:

Hinzu kommen darüber hinaus noch die Personalkosten für das Drucken, Frankieren und Versenden der Briefe.

Die Vorteile von XRechnungen

Mit XRechnung wurde ein bundesweit einheitlicher Standard zur Digitalisierung von Rechnungen eingeführt, der auch mit anderen elektronischen Rechnungsstandards in Europa kompatibel ist. Als strukturierte, maschinenlesbare Formate ermöglichen sie eine automatisierte Erfassung und Integration der Rechnungsdaten in die Buchhaltungssysteme. Die Standardisierung von Datenformaten und -feldern erleichtert die Verarbeitung erheblich und minimiert Fehlerquellen.

Einsparungen durch XRechnungen

Untersuchungen haben gezeigt, dass Unternehmen, die XRechnungen verwenden, erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Studien zufolge können Unternehmen durch den Übergang zu XRechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen bis zu 70% an Kosten einsparen. Die Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Verzögerungen und verbessert die Transparenz.

Dennoch sollte bei der Berechnung der Kosten auch bedacht werden, dass der Übergang zu XRechnungen auch Investitionen erfordert. Buchhaltungssoftware und Dienstleister erheben möglicherweise Gebühren für die Erstellung von XRechnungen. Diese belaufen sich beispielsweise auf ca. 0,30€ pro erstellter XRechnung oder auf monatliche Kosten für Zusatzmodule der verwendeten Buchhaltungssoftware.

Andere Unternehmen nutzen noch intern entwickelte ERP Systeme, bei denen die Implementierung und Anpassung an den XRechnung-Standard mit zusätzlichen Ausgaben verbunden ist. Vor allem kleinere Unternehmen könnten anfangs vor finanziellen Herausforderungen stehen, wenn sie in die Umstellung investieren müssen. Darüber hinaus wird der Standard alle sechs Monate aktualisiert, sodass nach der anfänglichen Investition laufend weitere Kosten entstehen.

Fazit

Der Wechsel von Papierrechnungen zu XRechnungen eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, erhebliche Einsparungen zu realisieren. Diese Einsparungen ergeben sich aus der Automatisierung, der Reduzierung von manuellen Prozessen und der Verbesserung der Datenqualität. Letztlich führt dies zu einer erheblichen Senkung der Gesamtkosten für die Verwaltung von Rechnungen. Insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen stellt die Umstellung zur XRechnung jedoch finanziell und kapazitativ vor große Herausforderungen.

Für Unternehmen, die eine reibungslose Integration von XRechnungen in ihr bestehendes Ökosystem anstreben, bietet finaX die ideale Lösung an. Mit unserer REST API ermöglichen wir eine problemlose Erstellung von XRechnungen, die sich nahtlos in ihre vorhandenen Systeme integrieren lässt. Durch die fortlaufenden Anpassungen entsprechend der halbjährlichen Updates des Standards garantieren wir, dass Unternehmen stets auf dem aktuellen Stand bleiben.

Die Nutzung von finaX kann den Übergang zur XRechnung erheblich erleichtern, insbesondere für kleinere Unternehmen, die möglicherweise nicht über die Ressourcen verfügen, um den neuen Standard eigenständig zu implementieren.