Beispiel einer XRechnung: Ein Einblick in das Format

In der heutigen digitalen Ära suchen Unternehmen kontinuierlich nach Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Ein Bereich, der oft übersehen wird, aber enorme Potenziale für Automatisierung bietet, ist die Rechnungsstellung. Hier kommt die XRechnung ins Spiel – ein innovatives Format, das die traditionelle Rechnungsstellung revolutioniert. Sie ebnet den Weg für effiziente, automatisierte Prozesse.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein standardisiertes XML-Datenformat für elektronische Rechnungen. Bisher wird es vor allem von der öffentlichen Verwaltung in Deutschland und anderen europäischen Ländern verwendet. Es ermöglicht den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und ihren Kunden oder Behörden auf eine strukturierte und maschinenlesbare Weise.

Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen, die oft manuell eingegeben und verarbeitet werden müssen, enthält eine XRechnung alle relevanten Daten in einem strukturierten Format. Dies erleichtert nicht nur die automatische Verarbeitung durch Computersysteme, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Pflicht der XRechnung im B2B-Bereich zum 01.01.2025 verabschiedet.

Beispiel einer XRechnung

Um zu verdeutlichen, wie eine XRechnung aussieht, hier ein vereinfachtes Beispiel:

<?xml version="1.0"?>
<Invoice xmlns="urn:cen.eu:en16931:2017">
  <IssueDate>2024-03-28</IssueDate>
  <InvoiceNumber>INV-2024-001</InvoiceNumber>
  <Seller>
    <Name>Beispielunternehmen GmbH</Name>
    <Address>
      <Street>Beispielstraße 123</Street>
      <City>Berlin</City>
      <PostalCode>12345</PostalCode>
      <CountryCode>DE</CountryCode>
    </Address>
    <TaxRegistration>
      <TaxID>DE123456789</TaxID>
    </TaxRegistration>
  </Seller>
  <Buyer>
    <Name>Kundenfirma GmbH</Name>
    <Address>
      <Street>Kundenstraße 456</Street>
      <City>München</City>
      <PostalCode>54321</PostalCode>
      <CountryCode>DE</CountryCode>
    </Address>
    <TaxRegistration>
      <TaxID>DE987654321</TaxID>
    </TaxRegistration>
  </Buyer>
  <LineItem>
    <ItemName>Produkt X</ItemName>
    <Quantity>1</Quantity>
    <UnitPrice>100.00</UnitPrice>
    <TaxCategory>Standard</TaxCategory>
  </LineItem>
  <TotalAmount>100.00</TotalAmount>
</Invoice>

Dieses Beispiel zeigt eine einfache XRechnung im UBL-Format in der Version 3.0.1. Sie enthält Angaben zu Aussteller, Empfänger, Einzelheiten der gelieferten Waren oder Dienstleistungen und dem Gesamtbetrag.

Im CII-Format sieht dieselbe Rechnung wie folgt aus:

<?xml version="1.0"?>
<CrossIndustryInvoice xmlns="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100">
  <ExchangedDocument>
    <IssueDateTime>2024-03-28T00:00:00</IssueDateTime>
    <ID>INV-2024-001</ID>
    <InvoiceTypeCode>380</InvoiceTypeCode>
  </ExchangedDocument>
  <SupplyChainTradeTransaction>
    <ApplicableHeaderTradeAgreement>
      <SellerTradeParty>
        <Name>Beispielunternehmen GmbH</Name>
        <PostalTradeAddress>
          <LineOne>Beispielstraße 123</LineOne>
          <CityName>Berlin</CityName>
          <PostalCode>12345</PostalCode>
          <CountryID>DE</CountryID>
        </PostalTradeAddress>
        <SpecifiedTaxRegistration>
          <ID>DE123456789</ID>
        </SpecifiedTaxRegistration>
      </SellerTradeParty>
      <BuyerTradeParty>
        <Name>Kundenfirma GmbH</Name>
        <PostalTradeAddress>
          <LineOne>Kundenstraße 456</LineOne>
          <CityName>München</CityName>
          <PostalCode>54321</PostalCode>
          <CountryID>DE</CountryID>
        </PostalTradeAddress>
        <SpecifiedTaxRegistration>
          <ID>DE987654321</ID>
        </SpecifiedTaxRegistration>
      </BuyerTradeParty>
    </ApplicableHeaderTradeAgreement>
    <ApplicableHeaderTradeSettlement>
      <InvoiceCurrencyCode>EUR</InvoiceCurrencyCode>
      <InvoiceTotalAmount>100.00</InvoiceTotalAmount>
    </ApplicableHeaderTradeSettlement>
    <IncludedSupplyChainTradeLineItem>
      <AssociatedDocumentLineDocument>
        <LineID>1</LineID>
        <LineAmount>100.00</LineAmount>
        <SpecifiedTradeProduct>
          <Name>Produkt X</Name>
        </SpecifiedTradeProduct>
        <SpecifiedLineTradeAgreement>
          <GrossPriceProductTradePrice>
            <ChargeAmount>100.00</ChargeAmount>
          </GrossPriceProductTradePrice>
        </SpecifiedLineTradeAgreement>
        <SpecifiedLineTradeTax>
          <TypeCode>VAT</TypeCode>
          <CategoryCode>Standard</CategoryCode>
        </SpecifiedLineTradeTax>
      </AssociatedDocumentLineDocument>
    </IncludedSupplyChainTradeLineItem>
  </SupplyChainTradeTransaction>
</CrossIndustryInvoice>

Die Rechnungen sehen zwar unterschiedlich aus, entsprechen jedoch beide dem XRechnung-Standard, denn sowohl UBL als auch CII werden als Syntax laut Standard akzeptiert. Eine Besonderheit bei CII ist, dass ZUGFeRD, das hybride Format für elektronische Rechnungen, diese Syntax nutzt.

Sollten Sie unsicher sein, ob Ihre Rechnung dem aktuellen Standard entspricht, nutzen Sie unseren Validator und überprüfen Sie interaktiv, ob Ihre XRechnung standardkonform ist.

Fazit

Die elektronische Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung effizienterer und automatisierter Rechnungsprozesse. Indem Unternehmen auf dieses standardisierte Format umsteigen, können sie Zeit sparen, Fehler minimieren und ihren Cashflow verbessern. Bei finaX unterstützen wir Unternehmen dabei, die Vorteile der XRechnung zu nutzen und ihre Rechnungsprozesse zu optimieren. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können!